Kaum ein Selbstständiger hat die DSGVO auf dem Schirm, wenn das eigene Unternehmen an den Start geht. Irgendwann fragt dann der erste Geschäftspartner nach einem Auftragsverarbeitungsvertrag – oder ein Datenleck sorgt plötzlich für schlaflose Nächte. Die gute Nachricht: Die meisten Datenschutz-Pflichten lassen sich mit überschaubarem Aufwand erfüllen. Die Voraussetzung ist, dass Sie die richtigen Stellschrauben kennen.
Warum KMU beim Datenschutz Nachholbedarf haben
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik weist seit Jahren darauf hin, dass kleine und mittlere Betriebe überproportional von Cyberangriffen betroffen sind. Automatisierte Attacken unterscheiden nicht zwischen Konzern und Einzelunternehmer. Fehlende IT-Abteilungen, veraltete Software und mangelndes Bewusstsein machen es Angreifern leicht.
Das Problem fängt häufig bei Kleinigkeiten an. Passwörter werden mehrfach verwendet. Private und geschäftliche Daten liegen auf demselben Gerät. Verschlüsselung? Fehlanzeige. Schon diese Punkte zu beheben, bringt einen deutlichen Sicherheitsgewinn – und ist kein Hexenwerk.
Sichere Kommunikation fängt beim Postfach an
E-Mails transportieren täglich sensible Informationen: Angebote, Rechnungen, Kundendaten. Trotzdem nutzen viele Selbstständige noch immer kostenlose Freemail-Konten für ihre Geschäftskorrespondenz. Das Risiko geht dabei weit über einen unprofessionellen Eindruck hinaus. Eine professionelle Email mit eigener Domain und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schließt diese Lücke zuverlässig. Anbieter mit Serverstandort in der Schweiz oder Deutschland gewährleisten die Einhaltung der DSGVO, ohne dass Sie jeden Verarbeitungsschritt selbst nachverfolgen müssen.
Schauen Sie bei der Auswahl außerdem darauf, ob der Dienst transparente Angaben zur Datenverarbeitung macht und ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag unkompliziert verfügbar ist. Das erspart im Nachhinein viel Aufwand.
Passwörter und Zwei-Faktor-Schutz einrichten
Ein Passwort-Manager gehört heute zur Grundausstattung nahezu jedes Betriebs – selbst wenn das Team nur aus zwei Personen besteht. Starke, einzigartige Zugangsdaten lassen sich damit bequem verwalten, ohne dass jemand Zettel an den Monitor kleben muss. Ergänzend sollten Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren, besonders für:
- E-Mail-Konten und Cloud-Speicher
- Online-Banking und Buchhaltungssoftware
- Alle Tools mit Zugriff auf die Kundendaten
Der Einrichtungsaufwand pro Konto liegt bei wenigen Minuten. Die Schutzwirkung ist erheblich.
Cloud-Dienste und Drittanbieter unter die Lupe nehmen
Ohne Cloud geht es kaum noch. Projektmanagement, Buchhaltung, Dateispeicher – irgendetwas läuft bei fast jedem Betrieb über externe Server. Sobald dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, schreibt die DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) vor. Fehlt dieser, drohen Bußgelder. Das gilt selbst dann, wenn der Anbieter technisch einwandfrei arbeitet.
Das BSI gibt auf seiner Seite zur E-Mail-Sicherheit für Unternehmen praxisnahe Empfehlungen, die sich auf zahlreiche Cloud-Szenarien übertragen lassen. Prüfen Sie bei jedem neuen Tool, ob ein EU-Serverstandort garantiert ist und ob der AVV standardmäßig bereitgestellt wird. Ein kurzer Blick in die Datenschutzerklärung des Anbieters lohnt sich immer.
Datenschutz als Vertrauenssignal nutzen
Geschäftspartner und Kunden schauen genauer hin als noch vor wenigen Jahren. Ein transparenter Umgang mit Daten signalisiert Professionalität – und hebt Sie von Mitbewerbern ab, die das Thema auf die lange Bank schieben.
Lesetipp: Wir haben in einem Beitrag über Cloud-Hosting und Rechenzentren für Unternehmen beleuchtet, wie Compliance-Anforderungen die Infrastrukturwahl beeinflussen. Für Kleinunternehmen gilt dasselbe Prinzip im Kleinen: Klare Zuständigkeiten und sauber dokumentierte Prozesse schlagen einen unkontrollierten Wildwuchs an Tools ohne rechtliche Absicherung.
Letztlich zahlt sich der Aufwand doppelt aus – rechtlich und auch wirtschaftlich.
